Formato de Cuenta de Cobro Para personas en el Régimen Simplificado del IVA

Si eres una persona que presta servicios en el régimen simplificado del IVA, y estás vendiendo, lo más probable es que quieras diseñar tu propia plantilla de cuenta de cobro. Aquí te compartiré el mejor formato de cuenta de cobro para que lo puedas hacer tu mismo.

Utiliza el siguiente modelo de cuenta de cobro, siguiendo las sugerencias más abajo en el subtítulo sobre cómo hacer una cuenta de cobro. Ahí puedes encontrar qué información mínima debe tener el formato y otras recomendaciones para adaptarlo a tu negocio.

Puedes descargar el formato en dos presentaciones distintas: en word y en pdf. Obviamente este es un ejemplo de Cuenta de Cobro por lo que una vez descargado debes cambiar los datos mostrados por los tuyos y los de tus clientes. También te recomiendo cambiar el logo, colores y tipografía para adaptarlo a tu imagen corporativa.

 
 
 
Una recomendación importante es comenzar desde el número 1 (#001) la secuencia de tus cuentas de cobro. De esta manera puedes llevar registro de cuántas cuentas de cobro le das a tus clientes y quién te debe dinero.

¿Qué es un Modelo de Cuenta de Cobro?

Según el artículo 616-2 del ET, las personas naturales que vendan bienes o servicios pero que estén dentro del régimen simplificado del IVA, no están en la obligación de elaborar facturas de venta ni documentos equivalentes a factura de venta (ver artículo 616-1 del ET y el Decreto 1165 de 1996).

Si eres una persona natural perteneciente al régimen simplificado del IVA y decides voluntariamente expedir facturas de venta o documentos equivalentes a factura de venta, tienes que hacerlo con el lleno de todos los requisitos, incluyendo lo relativo a contar con la autorización de numeración de la facturación que emite la Dian, puesto que dicho requisito es aplicable tanto para los obligados como para los que no están obligados a presentar factura de venta o documentos equivalentes.

formato de cuenta de cobro descargarCuando quien adquiera los bienes o servicios vendidos por la persona natural del régimen simplificado sea una empresa o persona perteneciente al régimen común, debe elaborar un documento equivalente para que le sirva como soporte fiscal de su compra. Por su parte si el comprador no pertenece a dicho régimen común, entonces sí deberá pedirle al vendedor del régimen simplificado un documento que pueda servir como soporte de la compra (que contenga los datos básicos del vendedor y de lo que se vendió).

Siguiendo con lo comentado anteriormente, los vendedores en el régimen simplificado del IVA que no estén emitiendo factura de venta ni documentos equivalentes pueden expedir cartas de cobro para que de esa manera sirva, no solo a los clientes que necesiten soportar sus costos (cuando sea necesario), sino también a las personas del régimen simplificado para hacer cobros jurídicos cuando no les paguen a tiempo dichas cuentas de cobro.

¿Debo usar una Cuenta de cobro o factura?

ejemplo de cuentas de cobroLa cuenta de cobro es un documento que sirve como soporte que se realizó una transacción. Es el documento que soporta el servicio que prestaste o la venta que hiciste.

Si todavía te preguntas por qué no simplemente entregar un factura. La razón te la he colocado más arriba en el artículo: Las facturas y las cuentas de cobro son muy similares sólo que difieren en unos efectos legales.

Arriba también te he comentado que puedes usar factura si lo deseas pero debes seguir las leyes que dicen cómo debes hacerlas y manejarlas, entonces si no te toca utilizar facturas, mejor seguir con las cuentas de cobro.

Ahora te diré cómo hacer una cuenta de cobro para tu negocio.

Primero, descarga el formato de cuenta de cobro que te he compartido. Luego debes personalizar todos los datos deben tener las cuenta de cobro.

Qué información debe tener la cuenta de cobro?

  • Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio.
  • Número de la venta (consecutivo).
  • Fecha de elaboración de la cuenta de cobro.
  • Descripción de los bienes o servicios.
  • Valor total de la transacción.

Recomendaciones sobre cómo hacer una cuenta de cobro

como hacer cuentas de cobro

  • Lleva números consecutivos: Esto no es una obligación ni tu cliente te lo va a exigir. Pero esta sugerencia es súper importante para tu control, así podrás saber a quién le has vendido y quién te debe dinero.
  • Escribe la forma de pago: la cuenta bancaria o el lugar donde quieras recibir los cobros.
  • Sé específico con la descripción del producto, así evitarás reclamos futuros por parte de los clientes.
  • Incluye costos adicionales como de envío o servicios adicionales para que el cliente sepa que lo estás cobrando
  • Cuando entregues tu cuenta de cobro al cliente, a la vez entrega una copia de tu RUT (que descargas de la página de la DIAN) y una Carta de Retenciones, donde le dices si te debe hacer retención en la fuente.
  • Si tu cliente tiene que hacerte retención en la fuente, la puedes sugerir. Así, aseguras que no te van a realizar una retención equivoca.
  • No te deben hacer retención? Pon el valor en cero. Pero sugiere que sea cero.